Project Manager: funciones, cualidades y trabajo en agencia

Muchas veces, cuando nuestra familia y/o amigos nos preguntan a qué nos dedicamos, después de responderles comprobamos que se quedan como estaban. Aunque les expliquemos en qué sector trabajamos o los detalles de nuestro propio puesto. Así que hemos decidido ir hablando en nuestro blog de los diferentes roles que ocupamos cada uno de los que formamos esta pequeña familia de locos en Roi Scroll.

Hoy comenzamos por nuestros compañeros del área de Project Managers. ¡Vamos allá!

Básicamente, el trabajo de un Project Manager se centra en la dirección de proyectos. Pero su alcance va mucho más allá dentro de cualquier empresa, agencia u organización. Hasta tal punto llega su utilidad que, en muchas ocasiones, a la dirección se le suma también la gestión directa de los diferentes proyectos que se le asignan.

Por lo tanto, a la mera dirección hay que añadirle también el trato directo con los miembros del equipo, la organización de los recursos, el diseño y reparto de las tareas y la búsqueda de soluciones si surgen problemas. 

Además, no se puede desligar de la figura del Project Manager el término ‘liderazgo‘. En sus manos estará inspirar, motivar, comunicar y orientar a cada miembro del equipo. Y, por supuesto, cuantos más conocimientos o experiencia tenga el Project Manager en el ámbito concreto del proyecto, mejores serán el desarrollo y los resultados de su trabajo.

En primer lugar, vamos a concretar cuáles son las principales funciones de un Project Manager. En líneas generales, se resumen en alcanzar los objetivos planteados en el marco de un determinado proyecto, y hacerlo usando de forma óptima los recursos económicos, técnicos y humanos de los que dispone.

Pero veamos más en detalle en qué consiste el trabajo de un Project Manager. Probablemente, sus funciones en el día a día sean más, pero aquí te presentamos a grandes rasgos las más relevantes:

1. Definición y presentación del proyecto

El Project Manager no es un directivo más. Es la persona implicada en el proyecto desde el principio, antes incluso de su concepción. Y es que participa activamente en su definición, tomando las primeras y principales decisiones junto con los diferentes directores de equipos implicados. Posteriormente, es el encargado de poner en común el proyecto al resto del equipo.

2. Concreción de los objetivos

Una parte importante del trabajo del Project Manager consiste en hacer partícipe al resto de los objetivos que se pretenden alcanzar a lo largo del desarrollo del proyecto. Este punto es clave, porque de él depende el nivel de implicación de todo el equipo. Y de su implicación dependerá el éxito.

3. Planificación: asignación de tareas y tiempos de entrega

Una vez asumidos los objetivos, es momento de pasar a la acción. En este punto es cuando el Project Manager asigna cada una de las tareas a sus responsables. Al mismo tiempo, y como cualquier proyecto es limitado en el tiempo, se habrán de definir plazos y tiempos de entrega. Será fundamental que todos traten de entregar o finalizar sus tareas dentro del tiempo estipulado para ello.

4. Supervisión y control de costes

Durante el desarrollo de cualquier proyecto pueden surgir contratiempos o imprevistos que hagan que sea necesario un cambio de rumbo. El Project Manager se encargará de hacer frente a estos problemas y de implementar los cambios que sean necesarios. Adicionalmente, parte de su misión consistirá en que estos cambios no afecten en exceso al presupuesto inicial.

Entremos en el fondo de la cuestión. ¿Puede cualquier persona llegar a convertirse en Project Manager? Nuestra opinión es que no. O, al menos, no sin antes desarrollar una serie de cualidades, si no las tiene de manera innata. Estas cualidades son profesionales, pero también personales.

Cualidades profesionales

• Capacidad de liderazgo: un Project Manager perdería todo su potencial si no fuera capaz de liderar a su equipo. Hablamos de un líder, no de un simple jefe.
• Actitud organizativa: es absolutamente fundamental para mantener bajo control todos los aspectos del proyecto. ¿La buena noticia? Es un rasgo que se puede potenciar con la práctica.
• Comunicación fluida: un profesional de este tipo debe ser capaz de transmitir y asimilar ideas de forma sencilla, así como de mantener largas y complicadas conversaciones.
• Capacidad de negociación: todos los trabajos en equipo exigen un mínimo don para negociar. En el caso de un Project Manager, ese rol habrá de asumirlo él la mayoría de veces.
• Conocimiento del sector y de las últimas tecnologías: adicionalmente, este profesional tendrá que conocer a la perfección (por estudio o por propia experiencia) el sector en el que se desarrolla el proyecto. Y, cómo no, también las últimas tecnologías, sobre todo si, como nosotros, se mueve siempre en el ámbito del marketing digital.

Cualidades personales

• Capacidad para afrontar los problemas: muchas personas tienen miedo a enfrentarse a los problemas y prefieren huir de ellos. Al contrario, el Project Manager no solo deberá asumirlos, sino que tendrá que anticiparse a ellos si quiere minimizar sus consecuencias.
• Empatía: muy ligada a la capacidad de negociación, la empatía es básica en cualquier líder. Sin ella, el equipo no sería un equipo, sino un simple grupo de personas.
• Capacidad de escucha: hay que saber diferenciar entre ‘escuchar’ y ‘oír’. Y no hablamos únicamente de una escucha simple, sino de una escucha activa. No olvidemos que, como se suele decir, el conocimiento es poder.
• Ecuanimidad: el Project Manager deberá, muchas veces, saber abstraerse, tomar distancia del proyecto y decidir en base a lo que considere más justo o correcto en cada momento.
• Optimismo y actitud positiva: son fundamentales para mantener alto el ánimo del equipo, y también el propio. Si hay problemas, el último en rendirse debería ser el Project Manager.

Más allá de sus habilidades y de las funciones que se espera que desempeñe en sus proyectos, existe una serie de buenas prácticas alrededor de este perfil profesional. Hablamos de ciertas acciones o actitudes que pueden hacer que el valor que un Project Manager aporta a la empresa sea aún mayor. Nuestros Project Managers, o gestores de cuentas, destacan las siguientes:

Documentarlo todo

Aunque parezca costoso, documentar todo el plan y también los detalles de su desarrollo puede hacer que, al final, se ahorre mucho tiempo. Asimismo, es recomendable que esa documentación quede a disposición de todos los implicados.

Dejar claras las expectativas

Que todos los participantes sepan lo que se espera de ellos y permitir que conozcan las herramientas con las que se van a evaluar los resultados aportará transparencia y una mayor seguridad.

Buscar siempre el consenso

El principal objetivo del Project Manager será encontrar el punto de equilibrio y consenso en los más que probables momentos problemáticos o conflictivos.

Crear un plan de gestión del riesgo

La prevención será la mejor defensa frente a los imprevistos. Por ello, resulta útil elaborar un plan que contemple los posibles riesgos y determine cómo hacerles frente.

Permanecer siempre alerta

A pesar de haber aplicado todas las buenas prácticas anteriores, un buen Project Manager no debería bajar nunca la guardia y tendría que actualizar permanentemente los datos e informaciones más relevantes.

En Roi Scroll gestionamos todos nuestros proyectos contando con la figura del Project Manager como elemento fundamental. Todas nuestras cuentas tienen dentro de la agencia un Project Manager asignado.

Se encargan, en definitiva, de asegurar el correcto cumplimiento de las expectativas de cada proyecto, convirtiéndose además en el único interlocutor entre el cliente y las diferentes especializaciones que tenemos en la agencia (Performance Marketing, Inbound Marketing, Influencer Marketing, Data Driven Marketing, Creatividad).

Ellos son los responsables de mantener una fluida y constante comunicación con nuestros clientes, entre otros motivos, porque son grandes traductores del chino al castellano 😛