Recursos digitales para teletrabajar en el confinamiento de 2020

Para muchos el teletrabajo es algo nuevo y como la vuelta a la oficina parece que tendrá que esperar un poco más, en este post os explicamos cómo trabajar desde casa de una forma eficiente y os recomendamos herramientas digitales que aplicamos para nuestros clientes cuando estamos llevando a cabo su transformación digital. Son herramientas digitales genéricas, que luego obviamente dependerá de la vertical que hablemos como sector y casuísticas. Podéis utilizarlas para seguir con un buen ritmo de trabajo durante el confinamiento.

Si nunca has optado por el teletrabajo con tu equipo, te vendrá bien marcar unas pautas al principio y crear un proceso de trabajo. A continuación, presentamos algunas de nuestras recomendaciones.

1. Plantear objetivos semanales

Para ello, podéis utilizar Zoom o Whereby. Estas herramientas son útiles para hacer conferencias por videollamada, grabaciones y compartir la pantalla para hacer una presentación. Otras herramientas pueden ser Team Viewer, Teams (Office) o Google Meet si estás en GSuite. 

2. Reúnete con cada miembro de tu equipo o con cada jefe de departamento

Reúnete para establecer objetivos de forma particular o hacer seguimiento. Para organizar y priorizar proyectos o tareas existe una herramienta llamada Trello. Se le puede asignar un tablero a cada departamento e ir manteniéndolo al día.

3. Mantener una comunicación constante

Es muy importante tener una comunicación constante siempre y cuando sea necesario. Para ello, podemos utilizar el correo electrónico (Gmail, Icloud…), el Chat de Google, Slack e incluso Whatsapp para crear grupos para los distintos departamentos.

4. Comparte videos con instrucciones

Si en tu negocio se requiere formación o información sobre temas concretos y quieres que perduren en el tiempo, Loom permite grabar videos desde Chrome y dividirlos por carpetas. Recuerda que es muy importante ser organizados.

5. Controla el tiempo

Para ser más productivos es muy importante controlar el tiempo y ponerse objetivos, aprovechar las horas y ser eficientes. Una opción es utilizar aplicaciones que controlen el tiempo. Por ejemplo: Screenshotmonitor. Se trata de una aplicación en la que cada miembro del equipo se instala en su ordenador y que permite controlar el tiempo de trabajo.

Herramientas de mensajería:

• Slack. Para poder hablar de manera instantánea con el equipo. 
• Whatsapp. Para hablar de manera instantánea con grupos de departamentos o temas específicos.

Herramientas para conferencias:

• Zoom. Para tener reuniones online con el equipo o los clientes.
• Whereby. Sin necesidad de instalar software y es gratuita.
• Spark

Herramientas de trabajo:

• Google Drive. Para potenciar todos los trabajos de forma colaborativa, además de que, todo queda en la nube. Todo el equipo puede acceder a las carpetas, incluso puedes tener carpetas para tus clientes en las que depositas los trabajos finales para su aprobación.
• Dropbox. Se usa de forma interna. Ahí se depositan trabajos finales, archivos. Además, se pueden lanzar las distintas tareas a través de ese canal. 

Puedes usar Google Drive o Dropbox indistintamente, ambas herramientas serán de mucha utilidad cuando no estás en la oficina y no tienes un cara a cara con el resto de la plantilla.

Otras herramientas:

• Loom. Para grabar vídeos a clientes.
• TeamViewer. Para compartir y controlar escritorios, reuniones en línea, videoconferencias y transferencia de archivos entre ordenadores.
• Teams (Office).
• Calendly. Para marcar citas o sesiones en nuestro calendario.
• Asana. Gestor de proyectos y clientes que te permite desgranar cada tarea. es una aplicación web y móvil diseñada para mejorar y optimizar la comunicación y la colaboración en equipo.
• Toggl. Para medir los tiempos de cada tarea y poder tomar decisiones sobre la planificación.
• Quaderno. Para generar nuestras facturas de manera automatizada y/o tener toda la contabilidad ordenada.
• ThriveCart. Para los cobros online.

Añadir, que ahora que estamos en casa y que tenemos más tiempo para dedicárselo a nuestra familia, aprovechémoslo y hagamos planazos juntos. Cocinar, jugar, ver todas las películas que siempre quisisteis ver y nunca visteis por falta de tiempo y un largo etcétera que se os irá ocurriendo con el paso de los días. 

Conclusión, aprovecha la oportunidad de trabajar desde casa e intenta abordar la transformación digital de la empresa tan importante  a día de hoy pero tan estratégica para mañana, podrás ver nuevas oportunidades y notarás la eficiencia del trabajo. En todo caso si tienes alguna duda, no dudes en escribirnos, nos encantará ayudarte!