Cómo dinamizar eventos en redes sociales

El pero (sí, siempre hay un pero) es que dinamizar eventos en redes sociales no es una tarea sencilla, ya que el público objetivo y los participantes suelen ser muy diversos en cuanto a gustos, preferencias y hábitos y en muchos de estos acontecimientos las actividades se solapan, haciendo prácticamente imposible para el comunicador llegar a todo.

¿Cómo podemos gestionar de forma exitosa un evento y conseguir la interacción del público?
No existe una fórmula secreta, hay tantas posibilidades cómo tipologías de eventos, pero sí hay determinadas prácticas que pueden evitar muchos sustos. ¿No sabes cuáles? ¡Atento!

Las semanas que preceden a un evento siempre son días de mucho trabajo para el departamento de comunicación de los organizadores, pero también pueden ser semanas de caos si no sabemos planificarnos. Nuestros consejos:

1. Elabora un planning. Un calendario donde reflejes tanto el periodo de campaña previo a la fecha elegida, como de lo que sucederá en los días de duración del evento. Te será de gran utilidad a la hora de planificar todos los contenidos a difundir.
   A partir de este planning puedes anticiparte y dejar programadas en redes sociales todas aquellas publicaciones para las que dispones de información suficiente, aligerando la carga de trabajo en los momentos de más actividad que siempre rodean a un evento y evitando que te pierdas cosas relevantes. Además, puedes establecer las publicaciones previas, aportando orden a los contenidos y asegurándote de tratar todos los temas convenientes.
2. Analiza tu público objetivo y llama su atención antes del evento. En las semanas previas al evento debes tratar de difundir el mayor número de contenidos de forma ordenada, sin por ello colapsar al usuario ni repetirte en las actualizaciones.
   Crea perfiles de buyer persona para tu público objetivo y observa qué es lo que le interesa para cubrir las partes del evento en relación con estos intereses. Intenta siempre mostrar lo más atractivo de cada temática. Por ejemplo, si es un evento multimarca y quieres presentar a los participantes, preséntalos mostrando lo más reseñable de cada marca para el consumidor (producto, trayectoria, etc.), siempre en línea con el objetivo del evento.
3. Redacta una lista de copys. Contar con una lista de copys predefinida te será útil para ahorrar tiempo durante el evento. Hay ciertas cuestiones que sabes de antemano que van a suceder, aunque no cuentes con el contenido suficiente para programarlas (actos de apertura, participantes, sorteos, concursos, actividades…) establece unas cuantas ideas tipo en un borrador y guárdalas para usar durante el evento, irás mucho más rápido.
4. Las creatividades ¡siempre a punto! Hay ciertas tácticas y promociones durante el evento que necesitan unas creatividades específicas. Al realizar la planificación haz un recuento de todos los materiales necesarios y las especificidades en relación con el tamaño, el formato y otras características propias del diseño. Haz todo lo posible para tenerlas listas e incorporadas a tu herramienta de trabajo, aunque no puedas programar los contenidos, te agilizarán enormemente el trabajo.
5. ¿Sorteos o concursos? Si vas a preparar algún sorteo, concurso o estrategia que mezcle el ámbito online y el offline debéis trabajar bien coordinados todos los equipos. Realiza previamente las creatividades, programa todo lo posible e intenta anticiparte a todos los problemas que pudieran surgir. Visitar el lugar del evento antes de los días de desarrollo puede ayudarte a establecer un mapa mental de las zonas a cubrir. Ni te cuento si hay programadas retransmisiones en directo.

Durante el evento el encargado de comunicar en Social Media debe estar siempre atento a la difusión del centro de la actividad en cada momento. Seguro que van a pasar muchas cosas que susciten el interés del público y no quieres perderte ninguna. Mantente activo, sigue la noticia y trata de captar la atención de la audiencia, invitando también a los presentes a que participen de la comunicación en redes sociales.

1. Establece un hashtag. Puede serte útil establecer un hashtag en torno al evento, además de darle personalidad, aunará todas las publicaciones y te será mucho más sencillo llevar el control de la comunicación. Asegúrate de que es un hashtag sencillo y accesible para evitar errores tontos en la creación de contenidos por parte del usuario.
2. Sorprende. Preparar acciones sorpresa que apelen a la emotividad o a recompensas puntuales pueden ser de gran ayuda para acercar tu comunidad al evento. Desde regalos por pasarse por una zona concreta, a juegos sorpresa que supongan al visitante una inmersión total en tu marca por un día.
3. Juega. La gamificación siempre es una estrategia de interés en cuanto a dinamizar un evento ya que genera respuestas positivas en el consumidor ante los estímulos que provocan sensación de recompensa.

Vale, el evento se ha acabado, llega el momento de fidelizar a todos. Es probable que una nueva comunidad de usuario se una a la que ya tenías y debes retenerles.

Muestra tu agradecimiento, haz buenos contenidos con el material conseguido durante el evento, mantén un contacto activo con tu comunidad, enlaza a tus participantes en exclusiva para potenciar el vínculo, sigue su evolución y mantén el contacto con una conversación activa y difundiendo tantos contenidos nuevos a lo largo del año como sea posible.

Así, tu comunidad permanecerá atenta a tus publicaciones y se sentirá más cerca de tu marca. Allanando el terreno para eventos futuros.

Desde luego, los eventos son toda una prueba de fuego para las marcas, también a nivel online y donde on y off deben ir de la mano y retroalimentarse… ¡Ay, lo que nos gustan los saraos en Roi Scroll! Son puro rock&roll.